Analizando… desde Documentos

11 06 2009

En ocasiones se remite al Analista Funcional a Guías de Usuarios de distintos sistemas, y otros documentos de muy diversa índole, como fuente única de necesidades y/o expectativas en el Proceso de Definición de Requisitos. Esta circunstancia suele presentarse cuando …

  • los usuarios finales son muy dependientes de dichos sistemas,
  • los usuarios finales no tienen claro lo que desean,
  • los usuarios finales son poco indulgentes asumiendo la programación de horas asignadas para el análisis,
  • la comunicación con los usuarios finales es muy lenta,
  • la cultura de empresa permite vislumbrar que los usuarios finales no se involucrarán en la elaboración de requisitos,
  • la cultura de empresa permite vislumbrar que los usuarios finales no participarán en revisiones o serán incapaces de hacerlo,
  • se “invita” al equipo a obtener los requisitos de todas las maneras posibles antes que entrevistar a usuarios y grupos focales.

Reunir requisitos a partir de Manuales de Usuario no es la forma ideal de trabajar. La lectura de la documentación es realmente útil, pero no será suficiente. Si no es posible acceder a los usuarios finales, existen ciertos aspectos a tener en cuenta durante las actividades de análisis.

  1. Deshacerse de la sombra del pesimismo: si los usuarios y las distintas las unidades de negocio por parte del cliente están contentos con las características que ofrecen los sistemas actuales, y el nuevo sistema debe ser creado manteniendo dichas características, entonces reunir los requisitos a partir del manual de usuario no es un mal comienzo.
  2. Tratar de conseguir una lista de características y beneficios, acudiendo a personas de Organizaciones o sistemas de respaldo, o a la propia Dirección, para conseguir una visión global del problema.
  3. Será necesario acudir a otras personas para disponer de una visión más detallada, como programadores encargados del mantenimiento o administradores de los sistemas en cuestión, y hablar de las principales funciones del sistema. No se obtendrán hallazgos acerca de qué funcionalidades son las que realmente aportan valor, pero posiblemente la visión adquirida y el propio juicio permitan obtener una primera aproximación válida.
  4. Documentar las características encontradas en la documentación y, a continuación, refinar los hallazgos con diagramas de contexto para determinar el alcance del actual sistema y para identificar las principales funciones y sistemas externos.
  5. Los manuales de usuario, en general, no especifican qué reglas de negocio o qué lógica utiliza el sistema para llevar a cabo sus tareas. Por ejemplo: el manual del usuario podría decir: “Para saber la TAE para el préstamo, pulsar [Calcular TAE] en la pantalla Detalles de Préstamo”. Este nivel de detalle es lo suficientemente bueno para el usuario final, pero no lo es para el Analista Funcional dado que será necesario construir un nuevo sistema que calcule la TAE (con su correspondiente lógica y fórmulas para ello).
  6. Si en algún momento se percibe algún tipo carencia, defecto o elementos que no están presentes en el sistema actual, serán documentadas y volcadas en un modelo to-be. Priorizar la lista resultante y utilizarla para estudiar otras alternativas existentes sobre soluciones similares al sistema considerado, con las que anticiparse al fenómeno de la Ignorancia, del que ya se ha hablado en posts anteriores.
  7. No perder de vista otras fuentes de información; las más útiles: checklist de características pendientes, peticiones de cambio o de mejora en el sistema y especificaciones originales de Requisitos del momento en el que el sistema se introdujo por primera vez, para cotejar con él que todas las características están cubiertas en la forma convenida.
  8. Ser capaz de “robar con disimulo” el tiempo de personas que conozcan el sistema. Ir a almorzar con ellos y conversar sobre el sistema en torno al menú del día. En el arsenal de herramientas del Analista Funcional no todo debe girar alrededor de los canales oficiales.




Si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo

8 12 2008

Llevo bastante tiempo preguntándome cómo medir un requisito, sin encontrar respuestas que me satisfagan plenamente. Después de estos meses, creo que la pregunta de partida estaba mal formulada; antes de determinar qué atributos son medibles en un requisito es necesario determinar cuál es el objetivo de esta medición.

A diferencia de otras parcelas del desarrollo software donde la medición es tangible y persigue unos objetivos claros en cuanto a métricas de calidad, mantenibilidad y sostenibilidad del código, complejidad, cobertura de los test, etc., la medición de requisitos debe centrarse en otro tipo de atributos, tales como personas involucradas en el proceso, seguimiento y mantenimiento de requisitos, prioridad, estado, etc.

La adquisición de los atributos con los que obtener estas mediciones está repartida durante el ciclo de vida de un proyecto software, por lo que ser ordenado y metódico es fundamental. Algunas mediciones podrán ser obtenidas durante el Proceso de Toma de Requisitos, otras durante el Proceso de Definición de Requisitos, y otras en el Análisis, Verificación y Validación de Requisitos.

Métricas del Proceso de Toma de Requisitos
Para hacer estas mediciones es imprescindible disponer de mecanismos que en cualquier momento permitan responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Quién solicitó el Requisito y cuándo, y quién es el responsable del mismo? Cuantificar y localizar el trabajo involucrado en la definición y mantenimiento del Requisito para poder tomar decisiones cualitativas al respecto. Esta métrica permitirá sentar las bases del historial de modificaciones para cada requisito.
  • ¿Por qué lo solicitó? Cuantificar el grado de cobertura de los objetivos definidos (objetivos que son alcanzados). Esta métrica permite evaluar si se cumplen los objetivos (a nivel de Análisis), con el cumplimiento de los Requisitos que lo sustentan. Los Requisitos sirven para alcanzar, al menos, un objetivo. De lo contrario, el Requisito dejará de ser vital en el negocio y por tanto negociable.
  • ¿Qué prioridad tiene? Cuantificar el impacto o criticidad del requisito en el negocio del usuario originario de cada Requisito.

Métricas del Proceso de Definición de Requisitos
Estas mediciones se realizan sobre las especificaciones definidas para cada Requisito, y están íntimamente relacionadas con cuestiones de forma, recogidas en los 13 mandamientos del Proceso de Definición de Requisitos:

  • Condicionalidad: grado en el que intervienen tiempos condicionales.
  • Especificidad: grado en el que intervienen expresiones vagas en significado, como “generalmente …”, “comúnmente …”
  • Opcionalidad: grado en el que intervienen opciones en la descripción de un Requisito. La opcionalidad en un Requisito se modelará como atributos del Requisito o en nuevos Requisitos, pero nunca en el mismo Requisito.
  • Atomicidad: grado en el que se detalla en un Requisito cada necesidad, de forma individual. Inversamente proporcional a la Opcionalidad. Muchos verbos concentrados en un Requisito dificultan su comprensión y su posterior trazabilidad.
  • Legibilidad: grado en el que un Requisito es legible y comprensible. Evitar el exceso de información en cada Requisito; las informaciones se mezclan si se proporciona demasiado detalle (ese detalle se indicará en Casos de Uso, refinando los Requisitos). No recurrir a Acrónimos, salvo que se recojan en Glosarios u Ontologías de Términos. No usar pronombres.

Métricas del Proceso de Análisis de Requisitos

  • ¿Relación con otros Requisitos? Cuantificar el grado de cobertura de los Requisitos definidos (Requisitos que son alcanzados). Esta métrica permite evaluar si se cumplen los Requisitos (a nivel de Análisis), con el cumplimiento de otros Requisitos que los sustentan.
  • ¿En qué versión se encuentra el Requisito? Cuantificar la variabilidad en base al cambio y al impacto del mismo, es necesario disponer de mecanismos que permitan llevar a cabo control de versiones para los Requisitos. De esta forma se podrán seguir los cambios durante la vida de cada Requisito, acorde al avance de las etapas/iteraciones de análisis, diseño y desarrollo, así como el feedback que se genere con los usuarios originarios de cada Requisito.
  • Negociabilidad: grado en el que los Requisitos son negociables. Para mejorar el feedback con el cliente, se partirá de Requisitos que recojan una breve descripción de los mismos. La negociabilidad de estos Requisitos es alta. Los detalles se recogerán progresivamente, durante la fase de “conversación”, reduciéndose su negociabilidad. De este modo se evita partir de Requisitos con demasiados detalles, que limitan la conversación con el cliente. Con esta métrica se controla la aparición del fenómeno “Ignorancia”, descrito en posts anteriores.
  • Valor: cada Requisito tiene que generar valor para el cliente (ya sea el usuario final o “el que paga”). Una buena manera de conseguir Requisitos valiosos es hacer que sea el propio cliente quien los escriba; les será mucho más cómodo escribirlos una vez se den cuenta de que los Requisitos no son un contrato y son negociables. Con esta métrica se controla la aparición del fenómeno “Pollaque”, descrito en posts anteriores.
  • Estimable: los desarrolladores tienen que ser capaces de estimar (de forma aproximada) el esfuerzo necesario para construir cada Requisito, para permitir al equipo fijar prioridades e hitos. Los problemas más comunes que pueden encontrar los desarrolladores al estimar Requisitos son: falta de conocimiento de dominio (en cuyo caso hay una necesidad de una mayor negociación/conversación con el cliente), y Requisitos demasiado grandes (han de ser divididos en pequeñas historias).
  • Pequeño: un buen Requisito debe ser pequeño en esfuerzo; por lo general, nunca debe representar un esfuerzo de más de 2-3 semanas de trabajo una persona. De lo contrario, pueden haber errores asociados con el alcance y la estimación.
  • Testeable: cada Requisito tiene que ser comprobable, y cada aserción y verificable y medible de forma sencilla, para la “validación” final que tendrá lugar. Si no es posible probarlo/medirlo/verificarlo, nunca se sabrá cuando se ha terminado. Típicos ejemplos de Requisitos no testeables o difíciles de medir: “el software debe ser fácil de usar”, términos como “accesible”, “amigable”, “rápido” y “eficiente”.




Lo que sé que sé (Parte I)

27 09 2008

En entradas recientes hablaba sobre aquello que sé que sé, sobre aquello que sé que no sé, sobre aquello que no sé que sé y sobre lo que no sé que no sé. Acontecimientos de los últimos días me han hecho reflexionar sobre cómo de axiomático debe ser lo que sé que sé.

Las responsabilidades del Analista Funcional deben ir más allá de volcar lo que sabe que sabe en requisitos:

  • Durante el Análisis de los requisitos, tras la captura de los mismos (tras la definición de lo que se sabe que se sabe), las responsabilidades del Analista Funcional podrían resumirse en la verificación de cómo de realistas son estas necesidades y expectativas volcadas en requisitos, en la priorización de los mismos y en la identificación de problemas como ambigüedades, inconsistencias y escenarios mal negociados que hagan peligrar los alcances y los propios planes de hitos.
  • Tras el Análisis de los requisitos, comienza una iteración de especificación y refinamiento de los mismos: los requisitos continúan tomando forma, permitiendo a los individuos involucrados añadir detalles (que en fases previas eran impensables) sobre los distintos modelos y reglas de negocio, casos de uso (o historias de usuario, o escenarios funcionales, etc.) y prototipos (en papel, no ejecutables). También es en esta iteración cuando comienza a tener sentido la gestión del cambio (en base a mecanismos de trazabilidad entre artefactos de Análisis), e identificar la forma en que se han de satisfacer ciertas necesidades de información mediante la integración con aplicaciones y procesos existentes (en el mejor de los casos, cajas negras mantenidas por terceros).
  • Tras esta iteración de especificación y refinamiento, se lanza la verificación y validación de lo especificado: los distintos individuos involucrados validan que su visión inicial del negocio es la que se refleja en los flujos generados y que los detalles son exactos y completos, para asegurar que el sistema a construir se ajusta (desde su concepción) a las necesidades deseadas, incluso en materia de integración con sus entornos de trabajo.

Algunas de estas responsabilidades parecen requerir además de la colaboración de otros perfiles del equipo, más teniendo en cuenta el skill del Analista Funcional (del que hablaremos en futuros post). De lo contrario …

  • ¿Cómo de idónea será la identificación de ambigüedades que realice el Analista Funcional? No perdamos de vista que el cliente final del Análisis es el propio equipo de desarrollo (ajeno a los procesos anteriormente descritos), y que siempre existirá una porción de información que no sabrás que no sabías (de hecho, los propios individuos involucrados en el proceso de toma de requisitos tampoco sabrán que no sabían, de ahí que antes hablase de visión inicial).
  • ¿Cómo de idónea será la negociación y priorización que lleve a cabo el Analista Funcional sobre cada una de las necesidades detectadas? Del conjunto de necesidades se han de distinguir aquellas que impactan transversalmente en el negocio de las que simplemente quedarían bien. Tal vez en esta cuestión el Analista Funcional con su skill tenga mucho que aportar por su papel de interlocutor, pero no perdamos de vista que la viabilidad, el esfuerzo y el impacto final de cada requisito está en la mente del propio equipo de desarrollo (naturalmente hablo de equipos de desarrollo relativamente auto-organizados, experimentados y disciplinados).

El equipo, la comunicación y la colaboración sencilla y eficaz son la clave de este proceso, aunque le pese a Confucio y a uno de sus proverbios más citados: saber que se sabe lo que se sabe y que no se sabe lo que no se sabe; he aquí el verdadero saber.





Lo que sé que sé (Parte II)

24 09 2008

Estas conclusiones apuntan a que los procesos de definición y gestión de requisitos pueden mejorarse enormemente aplicando ciertas buenas prácticas (inspiradas por valores). En el lugar donde trabajo intentamos día a día refinar y mejorar nuestros procesos, y creo que empezar por adoptar ciertas ideas de Scrum y del Product Backlog puede ser un buen punto de partida.

Sin ser un experto en metodologías ágiles, y con mucho camino aún por recorrer, sí vislumbro ciertos valores y prácticas que mejoran los procesos, y que deben acompañarlos en cada fase del ciclo de vida. Concretamente, y en las fases en las que interviene el Analista Funcional, considero interesantes los siguientes valores y prácticas:

  • Los artefactos de Análisis deben contener información viva, en continuo crecimiento y evolución, que durante el ciclo de vida se va desarrollando en paralelo con el resto de actividades; de esta forma siempre se proporcionará al cliente el mayor valor posible. Este valor es fundamental, aunque se ha de asumir que los alcances (medidos en necesidades a su vez expresadas en requisitos) son negociables.
  • La concepción del negocio por parte del cliente (su visión) ha de ser conocida por todo el equipo. Cuando esta visión sea comprendida por el equipo, sus aportaciones introducirán (o descartarán) funcionalidades, mejoras y tecnologías, permitiendo la detección y corrección de errores de forma prematura, que se incorporarán a los productos de Análisis a través de sucesivas iteraciones del proceso.
  • Como resultado de estas iteraciones, el equipo generará una visión real, aún más comprendida y compartida por todo el equipo. Este valor, a su vez, refuerza a las anteriores prácticas.

Esta es mi visión (mía, propia, particular), que espero seguir refinando y mejorando poco a poco (porque será un síntoma claro de madurez) en futuros post sobre cómo materializar estos propósitos y buenas intenciones en el día a día.





Lo que sé que sé, lo que sé que no sé, lo que no sé que sé y lo que no sé que no sé

17 09 2008

Ante una frase como la que titula este post, hace 8 años, en el instituto, lo que se me hubiese pasado por la cabeza serían figuras retóricas como aliteración, anadiplosis, anáfora, encabalgamiento o paradoja. A día de hoy me evoca otras mucha sensaciones, que me llevan a pensar que la retórica no sólo puebla la literatura universal, también se presenta en el día a día del Analista Funcional.

Este perfil, por la horizontalidad de su trabajo, se suele ver salpicado por cualquier conflicto que aparezca durante la vida de un proyecto software. En mi opinión esto no es ni bueno ni malo, es inherente a la naturaleza de las responsabilidades asumidas por el propio perfil. Cuanto más expuesto se está al peligro, más consciente se ha de ser de este tipo de circunstancias. Recientemente un compañero de la oficina pasaba el enlace a un artículo que trataba estas cuestiones; me gustaría rescatar de él esta frase, mordaz y a la vez llena de sentido (FA, Functional Analyst): … All fingers often point to the FA. If the FA does their job, then everything should work out. If something is found to be missing from the solution, then the FA is often the role that is blamed first.”

En los procesos de toma de requisitos existen factores que condicionan el éxito de los mismos; según el porcentaje de ocurrencias de estos, la balanza se inclinará hacia un lado o hacia el otro. Estos cuatro factores que me acosan cada día son los plasmados en la siguiente imagen (probablemente se podrían definir con una granularidad mucho más fina).

Cuando sé que sé, lo que sé adquiere validez axiomática, y se plasma en un requisito. Este es el factor en el que el riesgo en el proceso de toma de requisitos es nulo, siempre y cuando los requisitos capturados se definan de acuerdo a los 13 mandamientos en el proceso de definición de requisitos.

Cuando no sé que sé, lo que sé es porque hay un bagage de información, buenas prácticas y habilidades que en cierto modo están arraigadas en la metodología de trabajo, en la forma de concebir el negocio de cada cliente, etc. En definitiva, es el resultado de la experiencia (la mía no es aún demasiado dilata, todo hay que decirlo). Este factor incorpora un cierto nivel de riesgo, que se puede mitigar.

Cuando sé que no sé, es necesario lanzar una nueva iteración en el proceso de toma de requisitos. De este tema me gustaría hablar más detalladamente en futuros posts, aunque todo gira en torno al enfoque JIT (Just In Time), consistente en obtener el nivel de detalle necesario en el momento oportuno.
En la capacitación del Analista Funcional, las suposiciones no suelen ayudar. Lanzar preguntas abiertas (la respuesta no es un sí o un no) sí. Las preguntas sí/no, si son necesarias, se harán en la última iteración del proceso. Estas preguntas abiertas serán del tipo ¿y si …? y ¿qué sucede en caso de …?, entre otras. No obstante, constituyen un arma de doble filo dado que las respuestas podrían venir acompañadas a su vez de preguntas del tipo ¿Pues ya que …? (comúnmente denominadas “pollaques”), las cuales, en el peor de los casos, derivarán en una revisión del alcance del proyecto (y en el consecuente arrojo a la hoguera del Analista Funcional).

Cuando no sé que no sé, … cuando no sé que no sé … ¡No sé! Este factor es el que introduce mayor riesgo en el proceso, la felicidad del ignorante, y si no es detectado puede originar auténticos fracasos. Por orden de aparición y de magnitud del desastre, nos encontramos el retrabajo (y el consecuente esfuerzo malgastado), las planificaciones y alcances infravalorados, retrasos en hitos, malestar de los involucrados en el proyecto y, por qué no, rescisiones de contratos (afortunadamente para el Analista Funcional, fue echado a la hoguera hace mucho). ¿Realmente se debe delegar este factor al destino? Estoy empezando a alcanzar conclusiones sobre esto, y necesito madurarlas un poco. La respuesta, en futuros posts.





Los 13 Mandamientos en el Proceso de Definición de Requisitos

14 09 2008

… Entonces Jehovah dijo al Analista Funcional:
— Escribe estas palabras, porque conforme a ellas he hecho pacto contigo y con el Equipo de Desarrollo.

El Analista Funcional estuvo allí con Jehovah cuarenta días y cuarenta noches. No comió pan ni bebió agua. Y en las tablas escribió las palabras del pacto, los trece mandamientos:

  1. No pensarás el cómo, tan sólo el qué y el por qué.
  2. No te pronunciarás en tiempos condicionales; en todo caso, te pronunciarás en tiempos imperativos.
  3. Evitarás recoger Detalles de Diseño.
  4. No te pronunciarás con expresiones vagas en significado, como “generalmente …”, “comúnmente …”
  5. Evitarás recoger opcionalidad en la descripción de un Requisito. Si existen distintas opciones en un Requisito, las modelarás como atributos del Requisito o en nuevos Requisitos, pero nunca en el mismo Requisito.
  6. Detallarás en un Requisito cada necesidad, de forma individual. Muchos verbos concentrados en un Requisito dificultan su comprensión y su posterior trazabilidad.
  7. Evitarás el exceso de términos y de verbos en cada Requisito. Las necesidades o informaciones se mezclarán si se proporciona demasiado detalle; ese detalle se indicará en Casos de Uso, refinando los Requisitos.
  8. No recurrirás a los Acrónimos, salvo que se recojan en Glosarios u Ontologías de Términos y previamente se haya aprobado su uso.
  9. Respetarás el equilibrio entre la necesidad a describir y el número de sílabas por palabra y el de palabras por frase, usando “,” y “;” apropiadamente en la descripción de los Requisitos para fomentar la legibilidad de los mismos.
  10. No usarás pronombres.
  11. No usarás pseudocódigo: “si fecha es mayor que …”, “iterar sobre …”, etc.
  12. No usarás términos como accesible, amigable, rápido y eficiente, entre otros; son difíciles de medir. En su lugar usarás unidades físicas para medir, por ejemplo, cómo de rápido debe rendir un Requisito, o WAI AA, para especificar claramente cómo de accesible ha de ser el Requisito.
  13. Verificarás que las aserciones puedan ser medidas de forma sencilla. Como contraejemplo, abstente de expresiones del tipo “sin sobrecargar demasiado el servidor”.
Los 13 mandamientos

Los 13 Mandamientos en el Proceso de Definición de Requisitos

Estos diez mandamientos se encierran en dos:

Amarás a la desambiguación y a lo axiomático sobre todas las cosas y a las 3 C´s (concisión, claridad y concreción) como a ti mismo.